Ana (II): Análisis interno en profunidad
¡Hola a todos!
Antes de nada, quisiera agradecer la buena acogida que tuvo mi primera publicación. Debo reconocer que ha sido un gran estímulo para semanas, ¡que han sido muy intensas!
Muchos me habéis preguntado por la relación con mi hermano, y como decía en mi anterior entrada, no quiero en estas líneas darle mucha importancia a este tema, pero para los más insistentes solo os diré que la cordialidad se está imponiendo, a pesar de algún que otro roce menor. Lamentablemente la relación ya no es la misma de siempre y mucho me temo que nunca llegue a serlo.
Sin embargo, hoy quiero hablaros de lo que he estado haciendo estos días: ¡Limpieza! No, no me he puesto a fregar el almacén, ni mucho menos. Aunque aún no puedo dar por concluido el trabajo, durante estas semanas hemos estado haciendo un proceso de análisis interno. Hemos evaluado, departamento por departamento, todos y cada uno de los procesos de actuación, recursos utilizados, tiempo y personal necesario, etc.
Y los resultados iniciales no podían ser más preocupantes. ¡¡Que caos!! Duplicidad de tareas, trabajos burocráticos repetitivos sin sentido, procesos importantes como el seguimiento del número de lote de los artículos incompletos... No se si consigo que os hagáis una idea de lo que he llegado a encontrarme, pero viendo los resultados que hemos obtenido todos estos años con esta forma de trabajar, ¡no dejo de preguntarme lo que podríamos haber logrado de hacer bien las cosas!
Una vez superada la fase de detección de incidencias (lo resumo en este concepto que espero no ofenda a nadie), tocaba crear grupos entre miembros de varios departamentos y rediseñar los procesos internos. Al principio la gente se mostraba un poco reacia a colaborar o dar su opinión. Temían que pudiera haber despidos o sanciones con este proceso, pero nada más lejos de mi intención. Pero poco a poco fueron entiendo qué pretendía hacer y cuando fueron asimilando que todo este proceso iba a repercutir en beneficio para ellos (mejores condiciones de trabajo, mas gratificantes) la cosa mejoró.
Una de las más gratas sorpresas que me he llevado en este proceso ha sido descubrir la cantidad de talento oculto que teníamos en la empresa. Quiero destacar especialmente dos casos: Alex, un chico del almacén que demostró tener una clarividencia especial para analizar y optimizar los procesos logísticos del almacén y Sandra, una becaria del departamento de administración que nos ha ayudado a rediseñar totalmente el sistema de compras de stock. Pero no han sido los únicos, y en algunos casos creo que ellos han sido los primeros sorprendidos ya que hasta ahora solo se planteaban llegar aquí y hacer el trabajo que les habían indicado. Pero podían dar mucho más de sí y este proceso de analisis ha despertado en ellos unas cualidades que tenían dormidas. Obviamente, todas estas buenas aportaciones van a ser debidamente recompensadas. ¡Más que merecidas!
Tras todo este proceso hemos obtenido dos grandes resultados. Por un lado hemos mejorado la eficiencia de la empresa que esperemos ayuden a prestar un mejor servicio, con lo que conseguiremos tanto una reducción de los costes y como un incremento de las ventas. La reducción de costes se obtendrá principalmente gracias a la eliminación de todos los procesos duplicados y las compras desorbitadas e innecesarias de stock. El incremento de las ventas se producirá gracias a la reducción de los tiempos de distribución, por lo que podremos atender a más clientes con los mismos recursos y recibirán un mejor servicio, que ayudará a la red comercial a incrementar las ventas.
El segundo gran resultado, y es el que valoro más especialmente, es que hemos logrado crear un ambiente más cercano y unido en la empresa. Los trabajadores de diversos departamentos han estado colaborando conjuntamente durante varios días, lo que les ha ayudado a entenderse mejor unos a unos. A su vez, al haber participado directamente en el proceso (yo no he impuesto las medidas, sino que las hemos acordado entre los diversos grupos de trabajo y dirección), han sentido que su opinión y conocimiento del trabajo tenían un peso en la empresa, cosa que han valorado muy positivamente, según me han ido haciendo llegar diversos compañeros.
Así que, pese a que todavía es pronto y aún quedan algunos cambios por implementar y comprobar los resultados de algunas de las variaciones ya introducidas, estoy muy satisfecha con los logros obtenidos.
Tras el éxito de esta fase, mi siguiente gran proyecto es hacer una evaluación de todos los costes de la compañía, ya que tras este análisis hemos detectado que muchos productos y servicios que ofrecemos son deficitarios o nos dejan muy poco margen. Tal vez no sea un trabajo tan gratificante, pero espero que los resultados ayuden como lo ha hecho este analisis interno, que ¡os recomiendo a todos!
¡Hasta la proxima entrada!
Antes de nada, quisiera agradecer la buena acogida que tuvo mi primera publicación. Debo reconocer que ha sido un gran estímulo para semanas, ¡que han sido muy intensas!
Muchos me habéis preguntado por la relación con mi hermano, y como decía en mi anterior entrada, no quiero en estas líneas darle mucha importancia a este tema, pero para los más insistentes solo os diré que la cordialidad se está imponiendo, a pesar de algún que otro roce menor. Lamentablemente la relación ya no es la misma de siempre y mucho me temo que nunca llegue a serlo.
Sin embargo, hoy quiero hablaros de lo que he estado haciendo estos días: ¡Limpieza! No, no me he puesto a fregar el almacén, ni mucho menos. Aunque aún no puedo dar por concluido el trabajo, durante estas semanas hemos estado haciendo un proceso de análisis interno. Hemos evaluado, departamento por departamento, todos y cada uno de los procesos de actuación, recursos utilizados, tiempo y personal necesario, etc.
Y los resultados iniciales no podían ser más preocupantes. ¡¡Que caos!! Duplicidad de tareas, trabajos burocráticos repetitivos sin sentido, procesos importantes como el seguimiento del número de lote de los artículos incompletos... No se si consigo que os hagáis una idea de lo que he llegado a encontrarme, pero viendo los resultados que hemos obtenido todos estos años con esta forma de trabajar, ¡no dejo de preguntarme lo que podríamos haber logrado de hacer bien las cosas!
Una vez superada la fase de detección de incidencias (lo resumo en este concepto que espero no ofenda a nadie), tocaba crear grupos entre miembros de varios departamentos y rediseñar los procesos internos. Al principio la gente se mostraba un poco reacia a colaborar o dar su opinión. Temían que pudiera haber despidos o sanciones con este proceso, pero nada más lejos de mi intención. Pero poco a poco fueron entiendo qué pretendía hacer y cuando fueron asimilando que todo este proceso iba a repercutir en beneficio para ellos (mejores condiciones de trabajo, mas gratificantes) la cosa mejoró.
Una de las más gratas sorpresas que me he llevado en este proceso ha sido descubrir la cantidad de talento oculto que teníamos en la empresa. Quiero destacar especialmente dos casos: Alex, un chico del almacén que demostró tener una clarividencia especial para analizar y optimizar los procesos logísticos del almacén y Sandra, una becaria del departamento de administración que nos ha ayudado a rediseñar totalmente el sistema de compras de stock. Pero no han sido los únicos, y en algunos casos creo que ellos han sido los primeros sorprendidos ya que hasta ahora solo se planteaban llegar aquí y hacer el trabajo que les habían indicado. Pero podían dar mucho más de sí y este proceso de analisis ha despertado en ellos unas cualidades que tenían dormidas. Obviamente, todas estas buenas aportaciones van a ser debidamente recompensadas. ¡Más que merecidas!
Tras todo este proceso hemos obtenido dos grandes resultados. Por un lado hemos mejorado la eficiencia de la empresa que esperemos ayuden a prestar un mejor servicio, con lo que conseguiremos tanto una reducción de los costes y como un incremento de las ventas. La reducción de costes se obtendrá principalmente gracias a la eliminación de todos los procesos duplicados y las compras desorbitadas e innecesarias de stock. El incremento de las ventas se producirá gracias a la reducción de los tiempos de distribución, por lo que podremos atender a más clientes con los mismos recursos y recibirán un mejor servicio, que ayudará a la red comercial a incrementar las ventas.
El segundo gran resultado, y es el que valoro más especialmente, es que hemos logrado crear un ambiente más cercano y unido en la empresa. Los trabajadores de diversos departamentos han estado colaborando conjuntamente durante varios días, lo que les ha ayudado a entenderse mejor unos a unos. A su vez, al haber participado directamente en el proceso (yo no he impuesto las medidas, sino que las hemos acordado entre los diversos grupos de trabajo y dirección), han sentido que su opinión y conocimiento del trabajo tenían un peso en la empresa, cosa que han valorado muy positivamente, según me han ido haciendo llegar diversos compañeros.
Así que, pese a que todavía es pronto y aún quedan algunos cambios por implementar y comprobar los resultados de algunas de las variaciones ya introducidas, estoy muy satisfecha con los logros obtenidos.
Tras el éxito de esta fase, mi siguiente gran proyecto es hacer una evaluación de todos los costes de la compañía, ya que tras este análisis hemos detectado que muchos productos y servicios que ofrecemos son deficitarios o nos dejan muy poco margen. Tal vez no sea un trabajo tan gratificante, pero espero que los resultados ayuden como lo ha hecho este analisis interno, que ¡os recomiendo a todos!
¡Hasta la proxima entrada!
